Comunicazioni al datore di lavoro in caso di lutto: cosa fare
Affrontare un lutto è una delle esperienze più dolorose della vita. Ma accanto al dolore personale, ci sono anche obblighi immediati da gestire, soprattutto sul fronte lavorativo. Chi è dipendente deve comunicare tempestivamente al proprio datore di lavoro l'accaduto, per giustificare l'assenza e attivare i permessi previsti.
Questa fase può risultare complessa da affrontare, soprattutto nei primissimi giorni. Per questo è utile sapere con chiarezza cosa dice la normativa italiana, come comportarsi e quali documenti è necessario produrre. Un'informazione corretta riduce il rischio di errori o fraintendimenti che potrebbero avere ripercussioni sul piano lavorativo o retributivo.
Quando e come comunicare il lutto al datore di lavoro
La comunicazione del lutto al proprio datore di lavoro o all'ufficio del personale deve avvenire con tempestività, idealmente entro 24 ore dal decesso del familiare. In situazioni di emergenza, è possibile farlo anche tramite una telefonata, ma è sempre preferibile seguire con una comunicazione scritta (email o PEC), in modo da lasciare una traccia formale.
Nel messaggio è opportuno indicare:
– la data del decesso
– il grado di parentela con il defunto
– la richiesta specifica di usufruire dei giorni di permesso retribuito per lutto
Se l'azienda ha un gestionale HR o moduli interni, è consigliabile accedervi e compilare secondo la procedura prevista. In alcuni casi, può occuparsene anche un familiare, specialmente se il lavoratore è in uno stato emotivo fortemente provato.
Permessi per lutto: cosa prevede la legge italiana
Il diritto ai permessi per lutto è sancito dall'art. 4, comma 1 della Legge 8 marzo 2000 n. 53, secondo cui il lavoratore ha diritto a 3 giorni lavorativi retribuiti in caso di decesso di:
– coniuge
– convivente risultante dallo stato di famiglia
– parenti entro il secondo grado (genitori, figli, fratelli, sorelle, nonni, nipoti in linea retta)
Molti CCNL (Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro) estendono questi diritti anche agli affini entro il primo grado (suoceri, generi, nuore) e, in alcuni casi, prevedono condizioni migliorative (es. giorni aggiuntivi o maggiore flessibilità).
I 3 giorni devono essere utilizzati entro un termine breve, generalmente 7 giorni dal decesso, e possono anche non essere consecutivi. Il permesso è considerato a tutti gli effetti periodo lavorativo retribuito e coperto da contributi.
Documenti necessari da consegnare al datore di lavoro
Per ottenere il riconoscimento e la retribuzione dei giorni di permesso per lutto, è necessario presentare una documentazione che attesti:
– l'effettivo decesso
– il rapporto di parentela o convivenza
Generalmente, il lavoratore dovrà consegnare:
– una copia del certificato di morte (rilasciato dal Comune o dall’agenzia funebre)
– una dichiarazione personale sul grado di parentela
– lo stato di famiglia, in caso di convivente
Alcuni datori di lavoro accettano una autocertificazione, ai sensi del D.P.R. 445/2000, ma è sempre bene chiedere conferma al proprio ufficio risorse umane o al consulente del lavoro interno.
Se servono altri giorni: ferie, aspettativa e congedi
Il lutto può avere un impatto emotivo e organizzativo più profondo rispetto ai 3 giorni previsti. Se si ha bisogno di un periodo più lungo, è possibile:
– chiedere giorni di ferie o permessi personali
– valutare un periodo di aspettativa non retribuita
– in caso di particolare disagio psicologico, valutare un periodo di malattia su prescrizione del medico curante
La cosa importante è mantenere sempre un canale di dialogo aperto con il datore di lavoro, informando tempestivamente l’ufficio HR e aggiornando sull’evoluzione della situazione, anche per evitare spiacevoli conseguenze disciplinari.
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Le eventuali comunicazioni al datore di lavoro sono solo un dettaglio di quelle incombenze che una famiglia deve affrontare dopo un lutto. Ogni decesso attiva una lunga serie di adempimenti amministrativi: dichiarazione di successione, voltura delle utenze, gestione dei conti bancari, pensione di reversibilità, TARI, comunicazioni con enti pubblici e privati, e altro.
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